Video u kom kamion sa munjom na ceradi pretiče kolonu vozila na graničnom prelazu sa Srbijom uz komentar ”Srpska granica je bila ‘izazov’, ali posao smo obavili pod pratnjom jer – the show must go on!” izazvao je veliku buru na društvenim mrežama.
Reč je o kompaniji Stage Truck koja više od 40 godina podržava turneje rokenrol zvezda, kao i njihove nastupe na festivalima i izložbama. Ovoga puta dovozili su opremu za koncert Roda Stjuarta (Rod Stewart), koji je održan u Beogradskoj areni.
Jednako interesovanje izazvala je i vest da je nemački hevi-metal bend Ramštajn (Rammstein) za svoj koncert u Beogradu dovezao opremu u 77 šlepera.
Dva velika koncerta svetskih zvezda – Roda Stjuarta i grupe Ramštajn, bila su povod da napišemo reč-dve o logistici organizacije događaja.
Logistika događaja, sajmova, izložbi
Zajedničko za oba vrhunska brenda u svetu muzike je što su angažovali kompanije specijalizovane za ”event logistics”. ”Event logistics” je široko područje koje obuhvata planiranje, koordinaciju i upravljanje svim logističkim aspektima događaja. Bilo da je reč o koncertima, sportskim događajima, sajmovima ili izložbama, pred logističkim kompanijama je veliki izazov.
Godinama su se ovi zahtevi toliko usložnjavali, da su logističke kompanije formirale specijalne timove za ”event logistics”.
Logistika događaja može uključivati:
- planiranje događaja: predlozi datuma, lokacije, planiranje aktivnosti koje će se odvijati tokom događaja);
- upravljanje resursima: da se osigura i potvrdi raspoloživost opreme, materijala, osoblja…
- koordinaciju sa dobavljačima: rad sa dobavljačima kako bi se osiguralo da su svi potrebni materijali i usluge dostavljeni na vreme i u skladu sa specifikacijama;
- transport i logistiku: organizacija transporta za učesnike, osoblje, opremu i materijale, kao i koordinaciju logistike na samom događaju kako bi se osiguralo da sve teče glatko;
- postavljanje i demontažu: postavljanje svih potrebnih struktura i opreme pre događaja, kao i njihovu demontažu nakon završetka događaja;
- upravljanje događajem na licu mesta: da se osigura da događaj teče prema planu, rešavanje bilo kakvih problema koji se pojave i osiguravanje da su svi učesnici zadovoljni;
- sigurnost i usklađenost sa propisima: detaljna organizacija kako bi događaj zadovoljavao sve relevantne sigurnosne standarde i propise;
- marketing i promociju: iako nisu deo logistike u najužem smislu, marketing i promocija su ključni za privlačenje učesnika na događaj i često se koordiniraju sa logističkim timom.
Kako to izgleda na terenu?
“Event logistics” (logistiku događaja) najkoloritnije opisuje EFM global, koji je jednu od ranijih turneja Ramštajna po Evropi i Americi (a na kojoj su im bili podrška), nazvao – epskim događajem. Za ovaj projekat EFM je angažovao nekoliko menadžera sa obe strane Atlantika.
Konkretno, za turneju te grupe po Evropi i Americi EFM global je ”izgradio” toranj visok 36 metara koji uključuje i liftove. Bili su odgovorni za isporuku 90.000 kg muzičke i druge opreme iz Nemačke u Severnu i Južnu Ameriku, a zatim i povratak opreme kući. EFM je rukovodio kompletnom logistikom, a kao kruna projekta, bili su zaduženi i za poslednju milju na američkom delu turneje: osam 53ft poluprikolica opreme dopremljeno je do Las Vegasa za završni koncert. Odatle se ”teret” vratio preko Atlantika na evropsku turneju.
„Event logistics“ ključan je za uspešnu realizaciju bilo kog događaja, bilo da se radi o malom sajmu ili velikom međunarodnom kongresu.
Dobar logistički tim može napraviti razliku između haotičnog događaja i onog koji teče glatko i ostavlja dobar utisak na sve učesnike.
ATA karnet
Logistiku događaja prati veliki broj papira, jer se oprema, uzorci ili umetnička dela ”privremeno izvoze u neku zemlju”. Za taj poduhvat se koristi ATA karnet, koji se zove i ”pasoš za robu”. ATA je skraćenica, kombinacija početnih slova francuskih reči “Admission Temporaire” i engleskih reči “Temporary Admission”.
ATA karnet je međunarodni carinski dokument koji se koristi da bi se olakšao privremeni uvoz robe u stranu zemlju. Izdaje se za stvari i predmete koji će se privremeno izvesti iz neke zemlje, a zatim ponovo uvesti u nepromenjenom stanju.
Najčešće se koristi za uvoz tri kategorije:
- privremeni uvoz uzoraka;
- privremeni uvoz stručne opreme;
- privremeni uvoz robe namenjene izložbama, sajmovima, kongresima i sličnim manifestacijama.
Lokalna podrška
Iako smo pisali o velikim i zahtevnim događajima, ”event logistics” obuhvata i prevoz vredne violine, nekoliko umetničkih slika ili opreme za sportski tim.
ENPEKS sa dugogodišnjim iskustvom u oblasti transporta, logistike i carinjenja, kao i poznavanjem lokalnog tržišta i propisa, može da bude odličan izbor za savetnika ili operatera.
